Tancament comptable mensual: què és i com fer-lo
Portar la comptabilitat al dia no és el mateix que tancar-la cada mes. T'expliquem què inclou un tancament mensual i per què canvia la qualitat de les teves decisions.
Moltes pimes només tanquen la comptabilitat un cop l'any, quan toca preparar els comptes anuals. Durant la resta de l'any, el compte de resultats que miren està incomplet: hi falten amortitzacions, despeses repartides, factures pendents de registrar o conciliacions per fer. Així és impossible saber de veritat com va el negoci.
El tancament mensual resol aquest problema: deixa cada mes la comptabilitat completa i revisada, a punt per analitzar.
Què és el tancament comptable mensual
És el conjunt de tasques que es fan al final de cada mes perquè la comptabilitat reflecteixi la realitat d'aquell període: tot el que ha passat està registrat, al seu mes i pel seu import correcte. El resultat és un compte de resultats i un balanç fiables cada mes, no només a final d'any.
Els passos del tancament
- Registrar tota la documentació del mes: factures emeses i rebudes, tiquets, nòmines i Seguretat Social.
- Conciliar bancs i targetes: comprovar que cada moviment bancari està comptabilitzat i que els saldos coincideixen amb els extractes.
- Conciliar clients i proveïdors: revisar saldos pendents, cobraments i pagaments aplicats a la factura correcta.
- Amortitzacions: registrar el desgast mensual de maquinària, vehicles, equips informàtics o instal·lacions.
- Periodificacions: repartir al seu mes les despeses que es paguen d'un cop (assegurances, pagues extra, llicències anuals) i els ingressos que es facturen per avançat.
- Existències i obra en curs: si n'hi ha, estimar-ne la variació perquè el marge del mes sigui real.
- Revisió final: comptes amb saldo estrany, partides pendents d'aclarir i comparació amb el mes anterior i amb el pressupost.
- Informe del mes: compte de resultats, balanç i tresoreria, amb el que és rellevant explicat per a la direcció.
Per què val la pena
- Decideixes amb dades del mes passat, no de l'any passat. Si el marge cau al març, ho veus a l'abril, no l'any següent.
- Sense sorpreses en tancar l'exercici. Els ajustos ja estan fets i l'Impost sobre Societats es pot estimar amb temps.
- Impostos més fiables: l'IVA i les retencions surten d'una comptabilitat revisada.
- Millor relació amb el banc: pots enviar informació actualitzada quan te la demanen, sense presses.
- Base per al control de gestió: els indicadors financers i la previsió de tresoreria només són útils si parteixen d'una comptabilitat tancada.
Quant hauria de trigar
Amb un bon sistema, el tancament hauria d'estar llest els primers deu dies hàbils del mes següent. Si triga més, sol ser perquè la documentació arriba tard o perquè les conciliacions es fan a mà.
Eines com Holded, amb connexió bancària i recepció digital de factures, redueixen molt aquest temps.
El fas a dins o l'externalitzes?
Un tancament mensual ben fet requereix mètode i una mica d'experiència, sobretot en periodificacions, amortitzacions i revisió. Moltes pimes prefereixen externalitzar-lo abans que dedicar-hi una persona de la plantilla; pots comparar els costos al nostre article sobre quant costa un comptable en plantilla.
Al nostre servei de gestió comptable tanquem la comptabilitat cada mes i t'enviem l'informe amb resultats, balanç i tresoreria. Si vols saber com funcionaria a la teva empresa, explica'ns el teu cas.