Cómo automatizar los informes financieros de tu pyme
Si preparar el informe mensual cuesta más que analizarlo, el problema no son los números, sino cómo llegan. Te explicamos cómo automatizarlo sin cambiar de programa.
En muchas pymes el cierre de mes sigue el mismo ritual: exportar datos de la contabilidad, del programa de facturación y del banco, pegarlos en Excel, cuadrar diferencias y rehacer las tablas. Días de trabajo para un informe que llega tarde y que, a veces, no coincide con el de otro departamento.
Automatizar los informes resuelve las dos cosas: ahorra tiempo y da una única versión de las cifras.
Qué significa automatizar los informes
Consiste en conectar las fuentes de datos con un modelo único del que salen todos los informes. Se conoce como proceso ETL, por sus siglas en inglés:
- Extraer: tomar los datos de donde ya están: la contabilidad (Holded, A3, Sage u otro programa), el ERP o el CRM, los bancos, el TPV, hojas de Excel, producción o recursos humanos.
- Transformar: limpiarlos y ordenarlos con las mismas reglas cada vez, para que todas las cifras cuadren.
- Cargar: llevarlos a un modelo del que salen los informes y cuadros de mando, que se actualizan con un clic o de forma programada.
Señales de que te conviene
- Preparar el informe mensual lleva más de uno o dos días.
- Distintas personas tienen cifras distintas para lo mismo.
- Los datos están repartidos entre varios programas y hojas de cálculo.
- Cada vez que alguien pide un análisis nuevo hay que empezar de cero.
- Los errores al copiar y pegar se detectan tarde, o no se detectan.
Qué herramientas se usan
No hace falta un gran sistema ni cambiar de programa contable. Con Power Query (incluido en Excel) y Power BI de Microsoft se puede conectar la mayoría de fuentes habituales en una pyme y construir informes que se actualizan solos. El resultado se puede consultar en un cuadro de mando interactivo o recibir en PDF o Excel.
Cómo se hace, paso a paso
- Análisis de fuentes y necesidades: qué datos hay, dónde están y qué preguntas tiene que responder el informe.
- Diseño del modelo: calendario y periodos, relación entre tablas y correspondencia de cada cuenta contable con la cuenta de resultados y el balance de gestión.
- Construcción: conexiones, transformaciones e informes.
- Validación: comprobar con vosotros que las cifras cuadran con la contabilidad.
- Puesta en marcha y formación: documentar el proceso y enseñar a actualizarlo y consultarlo.
Qué conviene cuidar
- Trazabilidad: saber de dónde sale cada cifra, para poder explicarla.
- Conciliaciones automáticas: que el modelo avise si algo no cuadra con la contabilidad.
- Documentación: que el sistema no dependa de una sola persona.
- Preparado para crecer: que se puedan añadir fuentes o cambiar de ERP sin rehacerlo todo.
El resultado
El cierre deja de ser una carrera para preparar datos y pasa a ser el momento de analizarlos. Los indicadores financieros se actualizan solos y la reunión mensual se dedica a decidir, no a discutir qué cifra es la buena.
En nuestro servicio de automatización de datos montamos este sistema con tus fuentes actuales. Si quieres saber cómo se aplicaría en tu empresa, cuéntanos tu caso.