Com automatitzar els informes financers de la teva pime
Si preparar l'informe mensual costa més que analitzar-lo, el problema no són els números, sinó com arriben. T'expliquem com automatitzar-ho sense canviar de programa.
En moltes pimes el tancament de mes segueix el mateix ritual: exportar dades de la comptabilitat, del programa de facturació i del banc, enganxar-les a Excel, quadrar diferències i refer les taules. Dies de feina per a un informe que arriba tard i que, a vegades, no coincideix amb el d'un altre departament.
Automatitzar els informes resol les dues coses: estalvia temps i dona una única versió de les xifres.
Què vol dir automatitzar els informes
Consisteix a connectar les fonts de dades amb un model únic del qual surten tots els informes. Es coneix com a procés ETL, per les sigles en anglès:
- Extreure: prendre les dades d'on ja són: la comptabilitat (Holded, A3, Sage o un altre programa), l'ERP o el CRM, els bancs, el TPV, fulls d'Excel, producció o recursos humans.
- Transformar: netejar-les i ordenar-les amb les mateixes regles cada vegada, perquè totes les xifres quadrin.
- Carregar: portar-les a un model del qual surten els informes i quadres de comandament, que s'actualitzen amb un clic o de manera programada.
Senyals que et convé
- Preparar l'informe mensual porta més d'un o dos dies.
- Diferents persones tenen xifres diferents per al mateix.
- Les dades estan repartides entre diversos programes i fulls de càlcul.
- Cada vegada que algú demana una anàlisi nova cal començar de zero.
- Els errors en copiar i enganxar es detecten tard, o no es detecten.
Quines eines es fan servir
No cal un gran sistema ni canviar de programa comptable. Amb Power Query (inclòs a Excel) i Power BI de Microsoft es pot connectar la majoria de fonts habituals en una pime i construir informes que s'actualitzen sols. El resultat es pot consultar en un quadre de comandament interactiu o rebre en PDF o Excel.
Com es fa, pas a pas
- Anàlisi de fonts i necessitats: quines dades hi ha, on són i quines preguntes ha de respondre l'informe.
- Disseny del model: calendari i períodes, relació entre taules i correspondència de cada compte comptable amb el compte de resultats i el balanç de gestió.
- Construcció: connexions, transformacions i informes.
- Validació: comprovar amb vosaltres que les xifres quadren amb la comptabilitat.
- Posada en marxa i formació: documentar el procés i ensenyar a actualitzar-lo i consultar-lo.
Què convé cuidar
- Traçabilitat: saber d'on surt cada xifra, per poder explicar-la.
- Conciliacions automàtiques: que el model avisi si alguna cosa no quadra amb la comptabilitat.
- Documentació: que el sistema no depengui d'una sola persona.
- Preparat per créixer: que es puguin afegir fonts o canviar d'ERP sense refer-ho tot.
El resultat
El tancament deixa de ser una cursa per preparar dades i passa a ser el moment d'analitzar-les. Els indicadors financers s'actualitzen sols i la reunió mensual es dedica a decidir, no a discutir quina xifra és la bona.
Al nostre servei d'automatització de dades muntem aquest sistema amb les teves fonts actuals. Si vols saber com s'aplicaria a la teva empresa, explica'ns el teu cas.